Planificar y poner en marcha un seminario online se ha convertido en una tarea al alcance de millones de profesionales y empresas. Existen numerosas plataformas digitales (Webinars Online) que permiten obtener resultados óptimos de manera sencilla y con pocos recursos técnicos y económicos.
¡Lo primero es tener claros cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar! Después, para lograr los mejores resultados, conviene seguir estos pasos para utilizar bien las herramientas que ofrecen las plataformas para webinars online.
3 Pasos para usar muy bien las herramientas que ofrecen las plataformas de Webinars online
Paso 1: Ofrecer una buena imagen de marca y enviar invitaciones personalizadas para captar asistentes
La plataforma para webinars online elegida debe ofrecer recursos para presentar la información de manera visualmente atractiva. Y es que la imagen es un elemento clave para generar una buena primera impresión en los usuarios cuya atención se desea captar.
Así, por ejemplo, resulta imprescindible que se puedan personalizar con los colores y la imagen corporativa de la organización tanto la sala de espera del seminario web como la sala donde se desarrollará el webinar.
Y, por supuesto, deben poder visualizarse y manejarse por los usuarios desde cualquier tipo de dispositivo. Y es que Internet es hoy en día más móvil que nunca, lo que significa que millones de usuarios utilizan más sus tabletas y smartphones para acceder a cualquier tipo de contenido.
Otro de los pasos para utilizar bien las herramientas que ofrecen las plataformas para webinars online es enviar invitaciones personalizadas.
Si se realiza a través de un proceso de email marketing, la invitación debe incluir los colores corporativos y el logotipo de la compañía (en sintonía con el resto de la imagen del webinar). Y en la cabecera del mensaje debe figurar el nombre de la persona, lo que da sensación de cercanía y exclusividad y multiplica las posibilidades de atraer la atención del usuario.
Paso 2: Seleccionar las herramientas adecuadas para realizar un webinar online que resulte atractivo
Nos encontramos ante una verdadera revolución en el ámbito de la formación y de las reuniones online. Por un lado, la proliferación de seminarios online hace posible que millones de personas puedan mantenerse continuamente informadas. Por otro, esto significa que la oferta es amplia y, en consecuencia, también lo es la competencia entre webinars.
En este contexto, presentar el contenido de manera atractiva, en sintonía con los intereses de la audiencia, es un elemento diferenciador. La clave está en utilizar un discurso atractivo y materiales de apoyo interesantes, que sirvan para ilustrar el mensaje que se quiere difundir. De ese modo se logra mantener la atención de los usuarios y se disminuye la tasa de abandono.
Las herramientas que ofrecen las plataformas para webinars online que resultan útiles para este fin son aquellas que permiten compartir todo tipo de documentación (diapositivas, vídeos, presentaciones…), así como las pizarras interactivas y la opción de compartir pantalla.
Por supuesto, en todo este proceso resulta fundamental que la plataforma para webinar online elegida permita visualizar el seminario con una inmejorable calidad de imagen y audio.
Y es que el mensaje mejor construido no generará el impacto deseado en la audiencia si los usuarios se encuentran continuamente con problemas de visualización y de escucha.
Paso 3: Analizar datos para aprender de la experiencia y fidelizar usuarios
Una de las grandes ventajas de los seminarios online es que se puede medir el impacto real que estos han tenido.
Por ello, una de las herramientas más valiosas que ofrecen las plataformas para webinar online son las de medición, que permiten analizar el comportamiento y las opiniones de los asistentes. De ese modo se puede aprender para mejorar la experiencia del usuario y fortalecer los vínculos con la audiencia que se desea captar.
Resulta útil que las herramientas de medición resuman cómo ha transcurrido el seminario (duración, número de asistentes…) y que también proporcionen estadísticas sobre las características de los usuarios (procedencia geográfica, dispositivos y sistemas operativos que han utilizado para acceder al seminario…).
Al término del webinar, enviar encuestas y sondeos de valoración es una manera inmejorable para detectar las necesidades de los asistentes, así como los puntos de mejora.
Y para no perder el contacto con los usuarios y poder contar con ellos para próximos eventos, se puede enviar una página de agradecimiento personalizada al término del webinar que actúe a forma de recordatorio.
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