La Junta Directiva es aquella figura que ha estado presente desde hace mucho tiempo en las empresas alrededor del mundo; lo que sí podemos resaltar es cómo ha cambiado su dinámica y funcionamiento, para mejorar su efectividad, convirtiéndose así ahora en una herramientas mucho más sólida para las compañías, dado a que sus resultados y aportes no estaban siendo tan claros anteriormente.
Uno de los asuntos que hemos visto que obstaculiza la gestión de estos organismos, es la falta de seguimiento y/o cumplimiento de las tareas. Aquí hay una responsabilidad compartida por parte de quién efectúa el seguimiento a las tareas, es decir, el secretario de la reunión, y de quienes deben cumplir las tareas.
Los resultados de las tareas asignadas pueden ser presentadas de dos diferentes maneras a la Junta:
- En una sesión de la Junta Directiva, en donde el resultado de la tarea se convierte en un punto del orden del día. Esto generalmente sucede con asuntos que requieren análisis profundo o que deben ser debatidos en plenaria para ser resueltos.
- Como información previa, mediante correo electrónico o vías similares. Esto se presenta cuando la información debe ser revisada por la Junta, sin embargo no requiere de un debate puntual, por ejemplo, cuando se piden ajustes a informes, corrección de ciertos datos, o asuntos que el responsable de la tarea debe definir e informar a la Junta.
Cuando la mayor parte de las tareas que se asignan en la Junta están dirigidas al Gerente, éste debe determinar mecanismos para que su equipo de trabajo le apoye en el cumplimiento, y se pueda llevar los resultados a la siguiente sesión de Junta. Esto quiere decir que como parte de la agenda diaria de trabajo de la Gerencia, debe existir un espacio para desarrollar las tareas asignadas en la Junta y para informar los avances u obstáculos al secretario de la Junta, y así, permitir que este organismo cuente con datos, análisis y resultados que provengan del interior del negocio, para moldear mejor la estrategia.
Así mismo, el secretario de la reunión debe ser disciplinado y constante en el seguimiento a las tareas que se asignan en la Junta, razón por la cual, en ocasiones es preferible que ese rol lo desempeña una persona que esté dedicada a esa labor, por ejemplo, un secretario externo, es decir, una persona ajena a la compañía, dado que el seguimiento a las tareas toma tiempo y requiere de bastante atención, dependiendo de la cultura que tenga la empresa en cuanto al cumplimiento de estas responsabilidades.
Por tanto, en cualquiera de los dos casos, los miembros de la Junta Directiva deben tomarse el tiempo para revisar la información que se presente o envíe, de forma previa a las sesiones, para que este organismo mejore su efectividad, y se pueda aportar mucho más a la estrategia del negocio, por lo que es un trabajo conjunto, y sus resultados, son la suma de esfuerzos de los diferentes actores que intervienen en las Juntas Directivas.
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