Un tercio del tiempo que la gente pasa en reuniones es perdido, entre otras razones por la espera que deben hacer los puntuales mientras llegan los demás.
Una de las cosas más importantes y más valoradas en una empresa es la productividad. Cumplir con todos los objetivos aprovechando al máximo el tiempo habla mucho de usted, como persona o colaborador de una compañía. Sin embargo, esa productividad se ve afectada por factores externos, como alguna reunión de trabajo, que muchas veces nos deja con poco tiempo para nuestras actividades porque innecesariamente se alargan.
En ese sentido, existen algunas herramientas que pueden optimizar el tiempo cuando se encuentre en reuniones. ¿Cómo aumentar la productividad con sus reuniones? Tenga en cuenta estos 8 consejos.
- ¿La reunión es imprescindible?
Antes de realizar cualquier reunión, pregúntese si es necesaria y sobre todo si hace falta que todos los trabajadores participen. Si la respuesta a cualquiera de estas dos es negativa, plantee dejar la reunión para después, reorganizar o incluso, cancelarla y lidiar con el asunto de otra manera más productiva.
- Objetivos y temas de la reunión de trabajo
Para que una reunión exitosa debe saber a dónde quiere llegar con ella. Si todos los asistentes tienen claros los objetivos y los temas a tratar, la reunión irá mejor y no se desviará tanto como podría hacerlo si no tuviese un norte. Una meta y un objetivo harán que todo fluya hacia la productividad y el orden.
- Informe a todos los asistentes
Asegúrese que todos los que participarán de la reunión saben a qué van, pero también conocen los antecedentes necesarios y, como no, tienen clara su razón de estar en ella y lo que se espera de ellos.
- Puntualidad = Mejor Productividad
La clave de la productividad es la organización, o lo que es lo mismo en este caso, la puntualidad. Empezar y terminar la reunión a las horas pactadas hará que su horario no tenga que sufrir cambios y que tanto usted como los demás asistentes puedan cumplir con el resto de sus tareas cotidianas.
- Último Repaso
Para que sea una reunión productiva, repase bien los puntos a tratar y ponga más relevancia sobre algunos. Si es necesario, póngase tiempos y organice equipos. La idea de esto es poder refrescar la memoria de los presentes y hacer un status para que estén en la misma línea.
- Fomente la participación
En una reunión productiva nadie debería ser solo oyente, así que si ve que alguien no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a hacer parte del tema del que se esté hablando. Cuando hay una participación alta, el ritmo cambia y la reunión se vuelve mucho más productiva y dinámica.
- Conclusiones y más conclusiones
Unas buenas conclusiones son importantes siempre para que una reunión de trabajo sea lo más productiva posible porque hacen que todos tengan claro cómo ha ido, qué hay pendiente o qué es lo que les afecta directamente a ellos. En estas conclusiones es importante también hablar de plazos, acciones o responsables de tareas futuras.
- Seguimiento posterior de la reunión
Es posible que puedan existir malentendidos tras o ideas que no estén claras tras la reunión. Por eso un poco de seguimiento nunca está de más. Por ejemplo, puede hacer un email que recapitule todo, ordene las ideas y prevenga posibles errores o confusiones.
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