El uso adecuado de Microsoft 365 en tu empresa puede suponer mejoras significativas en la productividad y la eficacia. Te aconsejamos 7 trucos que te ayudaran a sacar todo el jugo al software ofimático. Aprende a mitigar riesgos como la pérdida de datos provocada por errores del usuario final, evitar errores de sincronización o prevenir ransomwares (programas dañinos que piden dinero a cambio de poder acceder a tus cuentas).
Andy Rouse nos señala la eficacia de este programa y la gran mejoría que podrás notar si sigues estos 7 trucos:
Consejo 1: Haz uso de Microsoft teams para mejorar el intercambio con su usuario final
El uso de Microsoft Teams te permitirá un mayor intercambio y colaboración en los archivos. Los equipos distribuidos ya no tendrán que pasar los documentos manualmente facilitando una colaboración online con mayor facilidad y escaso riesgo.
Consejo 2: Utiliza Powershell para mejorar la administración de tu oficina
PowerShell para Office 365 puede ayudarte a automatizar tareas repetitivas u obtener capacidades adicionales . Puedes usar PowerShell para Office 365 en muchos casos de uso administrativo comunes, como agregar licencias a cuentas de usuario, configurar propiedades de cuenta de usuario, etc.
Consejo 3: Enseña a los usuarios finales a utilizar Onedrive mediante sus dispositivos móviles
La aplicación OneDrive fue desarrollada por Microsoft para dispositivos móviles. Esta nube virtual te permitirá tanto a ti como a tus usuarios finales guardar y mantener todo a salvo. Además, conlleva la ventaja de la liberación de espacio en tu ordenador.
Existen dos nubes (OneDrive y OneDrive para empresas) desde una sola aplicación. En las dos, se puede navegar, compartir y eliminar archivos directamente dentro de la aplicación. Haz que tus usuarios finales accedan a esta aplicación, enlazando tus archivos aquí para que obtengas más información.
Consejo 4: No te preocupes de instalar actualizaciones y parches
Con Office 365, no es necesario que tus equipos de TI dediquen tiempo a instalar actualizaciones y parches, ya que están integrados en la versión de Microsoft. Gracias a ello, puedes usar ese tiempo para aumentar la captación de usuarios y crear herramientas diseñadas específicamente para usuarios finales.
Algunos de los entrenamientos para usuarios finales disponibles de forma gratuita en Microsoft son el acceso desde cualquier lugar y uso compartido de archivos con OneDrive para empresas o la colaboración con el contenido del equipo mediante Sharepoint Online
La captación del usuario es la clave del éxito de la empresa con Office 365, y Microsoft facilita la incorporación de todos sus usuarios de forma gratuita.
Consejo 5: Usa informes para tener controlada la actividad y captación de los usuarios
Los Informes de actividad en el Centro de administración de Office 365 pueden ayudarte a identificar quién puede necesitar capacitación adicional.O cuáles de tus usuarios utilizan OneDrive para compartir documentos. Además nos ayuda a beneficiarnos de un buzón de correo reducido y la eliminación de archivos adjuntos extremadamente grandes.
Consejo 6: Visita el portal de captación para administrar y mantener el aprendizaje
El portal de capacitación y tutoriales de administración de Office 365 es una mina de oro de recursos de capacitación fáciles de entender para ayudar a los administradores y a tus equipos a obtener el máximo rendimiento de Office 365.
Existen recursos para ayudarte a aprender no solo como funciona Microsoft Office 365 sino a cómo proteger tus documentos, correos electrónicos o perdidas de archivos.
Consejo 7: Ten un respaldo de terceros para protegerte de la perdida de datos
Microsoft habla mucho sobre redundancia y copias de seguridad de datos, y es cierto que es muy poco probable que pierda datos como resultado de problemas como fallas en los centros de datos, errores provocados por el hombre, o problemas con la infraestructura de Office 365 en general. Pero, sorprendentemente, la gran mayoría de la pérdida de datos no tiene nada que ver con nada que ocurra en Microsoft.
La mayoría de las pérdidas de datos ocurren como resultado de un error humano, como cuando un empleado borra accidentalmente un archivo, o un error de sincronización. También cabe la posibilidad de que ocurra por intención maliciosa, como piratería o actividad descontenta del empleado.
Tienes que tener en cuenta que una vez que los datos se eliminan de forma automática o manual de la papelera de reciclaje, o son bloqueados por ransomware, esos datos desaparecen, lo que deja a tu empresa vulnerable y recae en la pérdida de beneficios. Por lo que tener un seguro extra y una buena seguridad contratada es muy importante.
La implementación de Office 365 nos enseña una nueva forma de trabajar. Nos permite que nuestros empleados o usuarios trabajen fuera de la oficina y a través de sus móviles. Lo que es un cambio positivo para tener un buen impacto en tu negocio. Esta herramienta además, les permite a los empleados la colaboración y el trabajo en equipo gracias a su fácil interface y manejo.
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