Si organizas un evento está claro que quieres verte cara a cara con tu público, sentir el poder de la comunicación en vivo, la potencia de lo presencial, el escuchar y conversar mirándose a los ojos… pero no debes renunciar al poder que te ofrecen las redes sociales ya que pueden hacer que tu evento transcienda más allá del tiempo, el espacio y las fronteras. ¿Sabes cómo utilizarlas en cada fase de tu evento? Antes, para la promoción; durante, para la gestión; y después, para la evaluación. Te proponemos esta guía a modo de checklist para que la experiencia offline se complete, crezca y mejore con la interacción online.
Antes de empezar, párate y piensa: ¿en qué redes sociales me interesa estar? Aquí la clave es saber por cuáles se mueven los asistentes y cómo será tu evento. Si es un evento es fotogénico, Instagram es tu mejor escaparate; aunque no descartes Facebook, es la red más popular y sigue siendo la más visitada (además, Zuckerberg está cambiando el algoritmo y cada vez se parece más a Instagram); Si quieres llegar que tu evento genere conversación entre los usuarios y convertirlo en viral, Twitter es una buena opción. Si quieres atraer asistentes a conferencias, congresos o eventos educativos, la red por excelencia es Linkedin, te ayudará a establecer conexiones profesionales (los contenidos también deben serlo).
Busca un equipo calificado para gestionar las redes antes, durante y después del evento. Aunque a veces lo parezca, no es un trabajo sencillo. Se necesita tener conocimientos especializados para hacer un trabajo de divulgación y análisis de calidad (relacionarse con el público, promover la interacción, fomentar el interés, resolver dudas…). El número de personas dependerá del tamaño del evento.
Crear una identidad del evento para aplicarla en todos los canales de comunicación. Una imagen visual que lo identifique, al igual que se haría en una campaña, es fundamental para transmitir el concepto del evento y facilitar la identificación del contenido. Igual de importante es también elegir el tono ¿cómo me voy a dirigir a mi audiencia? Con un lenguaje relajado, más coloquial, utilizando una jerga específica (eventos de entretenimiento, deportivos, de moda, etc) o más formal y serio (más común en eventos corporativos, congresos, reuniones, etc)
No te olvides del #hashtag. Te permitirá hacer seguimiento de las conversaciones y ayudará a tu audiencia a ver todo lo que se ha publicado en relación con el evento. Elígelo bien y comunícalo en todos los formatos posibles: antes del evento, inclúyelo en los e-mails, en la web, en los post en RRSS, en las convocatoirias, etc; durante el evento, ponlo en algún elemento de cartelería o decoración, en las pantallas, que lo digan quienes salgan al escenario (maestro de ceremonias, moderador…)
Planifica la estrategia y define un calendario de contenidos. Un plan para las tres partes del evento, desde su concepción, el día D y lo que ocurrirá cuando termine… donde establezcas tipos de contenidos, qué plataformas, fechas, horarios de publicación en cada red, y todas las especificaciones necesarias para gestionar bien la presencia online.
Define los KPIs. Un buen plan debe tener metas claras que te permitan saber el nivel de influencia y participación que se ha producido en torno al evento. Entre otras variables, tendrás que medir el alcance, la interacción, los leads, las conversiones, el tráfico… El seguimiento, análisis y medición te permitirá ajustar la estrategia y el plan para próximos eventos.
Promoción el evento. “Tengo que conseguir la máxima viralidad”. Este será tu mantra. Para que tu evento sea trending topic, que los asistentes compartan su experiencia, que obtengas buenos resultados online… hay que definir todas las acciones de promoción.
- Pre-evento: Aquí la clave está en generar expectativas -que puedas cumplir, claro-, empieza a utilizar el hashtag definido en todas tus comunicaciones, puedes enviar una newsletter, crear contenido de interés relacionado con el evento; presenta a los participantes/ponentes de manera original; comparte quiénes serán los patrocinadores y pídeles que hagan lo mismo; también puedes contactar a bloggers e influencers que ayuden a promocionar el evento, etc.
- El evento: Si puedes retransmitirlo por streaming tendrás más alcance, pero también puedes contar en directo lo que está pasando (sobre todo a través de Twitter, con tweets de los mejores momentos); crear sorteos a cambios de acciones o códigos QR que ofrezcan algún premio; las imágenes son lo más potente y qué decir de los vídeos (cortos); al mismo tiempo, monitoriza el hashtag para ver cómo va la interacción.
- Post-evento: empieza por dar las gracias a los asistentes, colaboradores, patrocinadores, a los medios; recopila los mejores tweets, imágenes, vídeos y datos más relevantes del impacto en redes o del propio evento; genera un informe con los resultados. ¿Has cumplido los KPI´s?
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